Requisitos legales de la firma de email en España: qué datos debe incluir una empresa

«¿Tengo que poner los datos del Registro Mercantil en mi firma?» Es una pregunta frecuente, y la respuesta es más concreta de lo que parece. En España, la normativa mercantil exige ciertos datos en la correspondencia de las empresas, y el email profesional forma parte de ella en la práctica. Esto es lo que conviene saber.

Este artículo es información general, no asesoramiento jurídico. Para un caso concreto, consulta con tu asesor.

Lo que dice la norma

El artículo 24 del Reglamento del Registro Mercantil establece que en toda la documentación, correspondencia, notas de pedido y facturas de los empresarios inscritos deben constar:

• su domicilio;
• los datos identificadores de su inscripción en el Registro Mercantil (registro, tomo, folio, hoja e inscripción).

Además, la denominación de las sociedades de capital debe ir acompañada de su forma social (S.A., S.L., etc.), y los datos fiscales como el NIF son habituales en la documentación comercial.

La norma no distingue según el soporte. Un email enviado en nombre de la empresa a un cliente, un proveedor o un socio es correspondencia. La interpretación más prudente —y la más extendida— es incluir estos datos en los emails profesionales.

Ejemplo de bloque legal

Tres líneas en letra pequeña, bajo el bloque de contacto: es suficiente.

La LSSI y las comunicaciones comerciales

La Ley 34/2002 de servicios de la sociedad de la información (LSSI) regula, entre otras cosas, las comunicaciones comerciales por vía electrónica: deben identificarse claramente como tales y cuál es la empresa que las envía, y los envíos publicitarios no solicitados están sujetos a condiciones. Un banner promocional en la firma de un email individual no convierte automáticamente ese email en una comunicación comercial, pero conviene tenerlo en cuenta si los banners son muy insistentes.

Casos particulares

Profesiones reguladas

Abogados, asesores fiscales, arquitectos, agentes de la propiedad inmobiliaria, profesiones sanitarias… suelen tener obligaciones adicionales fijadas por su colegio profesional o su normativa: título profesional, colegio y número de colegiado, seguro de responsabilidad civil. Revisa las normas de tu profesión.

Autónomos

Los autónomos no inscritos en el Registro Mercantil no tienen datos registrales que mostrar, pero es recomendable identificar claramente el nombre, el NIF y la dirección profesional en la correspondencia comercial.

Filiales y grupos

Cada entidad jurídica tiene sus propios datos. Quien trabaja para una filial debe mostrar los datos de la filial, no los del grupo. Es un buen argumento para las firmas por entidad.

Lo que normalmente no es obligatorio

• El aviso de confidencialidad: no es obligatorio y su alcance jurídico es discutido. Consulta nuestro artículo sobre los avisos legales en el email.
• El enlace a la política de privacidad en cada email: no se exige con carácter general, pero es útil por transparencia, sobre todo si la firma incluye elementos de medición. Consulta firma de email y RGPD.

¿Y en otros países?

Si tu empresa tiene entidades en otros países, se aplican las normas locales a esas entidades. Varios países europeos (Reino Unido, Alemania, Francia…) exigen también datos de la sociedad en la correspondencia, incluida la electrónica. Las versiones en inglés y en francés de este artículo detallan esos casos.

Cómo no olvidar nunca los datos legales

El problema de los datos legales no es saber cuáles poner, sino que desaparecen de las firmas «caseras»: se consideran demasiado largos, se borran o se copia la firma de un compañero que no los tenía.

La solución: integrarlos en la base bloqueada de la plantilla y desplegar la firma de forma centralizada. Así estarán presentes en todas las firmas, siempre actualizados, y un cambio de domicilio social se corrige una sola vez.