Mentions légales dans la signature email : ce que la loi française impose (ou non)
SIREN, RCS, forme juridique, capital, siège social : les mentions que le Code de commerce impose dans la correspondance, et comment les intégrer à la signature.
L’équipe Soniako Publié le 4 min de lecture
« Est-ce que je dois mettre mon numéro SIREN dans ma signature ? » La question revient souvent, et la réponse est plus précise qu’on ne le croit. En France, le Code de commerce impose des mentions dans la correspondance des entreprises — et l’email professionnel en fait partie dans la pratique. Voici ce qu’il faut savoir.
Cet article est une information générale, pas un conseil juridique. Pour un cas particulier, rapprochez-vous de votre conseil ou de votre expert-comptable.
Ce que dit le texte
L’article R123-237 du Code de commerce prévoit que toute personne immatriculée au registre du commerce et des sociétés indique sur ses factures, bons de commande, tarifs, documents publicitaires, ainsi que sur toutes correspondances et récépissés concernant son activité :
- son numéro d’identification (SIREN) ;
- la mention « RCS » suivie du nom de la ville du greffe où elle est immatriculée ;
- le cas échéant, sa situation de location-gérance ou de gérance-mandat ;
- l’adresse de son siège social ;
- pour les sociétés commerciales, leur forme juridique et le montant de leur capital social.
Le texte ne distingue pas selon le support. Un email envoyé au nom de l’entreprise à un client, un fournisseur ou un partenaire est une correspondance. L’interprétation la plus prudente — et la plus répandue — est donc d’appliquer ces mentions aux emails professionnels.
Le non-respect de ces obligations est passible d’une amende contraventionnelle. Le risque est modeste, mais il est facile à supprimer.
Exemple de bloc de mentions
Julie Martin
Responsable grands comptes · Atelier Nord
- +33 6 12 34 56 78
- ateliernord.fr
Trois lignes, en petite taille, sous le bloc de contact : c’est suffisant.
Les cas particuliers
Les entrepreneurs individuels
Les entrepreneurs individuels immatriculés sont concernés par les mêmes principes (numéro d’identification, immatriculation). Depuis la réforme du statut de l’entrepreneur individuel, la dénomination utilisée pour l’activité doit aussi être précédée ou suivie de la mention « EI » ou « entrepreneur individuel » sur les documents et correspondances professionnels.
Les professions réglementées
Avocats, experts-comptables, architectes, agents immobiliers, professions de santé… ont souvent des obligations supplémentaires fixées par leur ordre ou leur réglementation : titre professionnel, ordre ou barreau d’inscription, numéro de carte professionnelle, assurance de responsabilité civile professionnelle. Vérifiez les règles de votre profession.
Les filiales et groupes
Chaque entité juridique a ses propres mentions. Un collaborateur employé par la filiale doit afficher les mentions de la filiale, pas celles du groupe. C’est un argument fort pour des signatures par entité.
Ce qui n’est pas obligatoire (mais parfois utile)
- Le numéro de TVA intracommunautaire : obligatoire sur les factures, pas dans la correspondance courante.
- Le disclaimer de confidentialité : il n’a pas de caractère obligatoire, et sa portée juridique est discutée. Voir notre article sur les disclaimers.
- Le lien vers la politique de confidentialité : non imposé dans chaque email, mais utile pour la transparence, notamment si la signature intègre des éléments de mesure. Voir signature email et RGPD.
Et à l’international ?
Si votre entreprise a des entités ou des collaborateurs dans d’autres pays, les règles locales s’appliquent à ces entités. Plusieurs pays européens (Royaume-Uni, Allemagne, Espagne…) imposent eux aussi des informations sur la société dans la correspondance, y compris électronique. Nos versions anglaise et espagnole de cet article détaillent ces cas.
Comment ne jamais oublier les mentions
Le problème des mentions légales n’est pas de savoir lesquelles mettre, c’est qu’elles disparaissent des signatures « faites maison » : on les juge trop longues, on les supprime, on copie la signature d’un collègue qui ne les avait pas.
La solution : intégrer les mentions au socle du modèle, verrouillé, et déployer la signature de façon centralisée. Les mentions sont alors présentes chez tout le monde, à jour — et un changement de capital ou de siège social se corrige une seule fois.