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Intégration Google Workspace

La signature email de toute l’entreprise, écrite directement dans Gmail.

Un administrateur connecte Google Workspace une fois. Soniako lit l’annuaire, compose la signature de chaque personne avec ses propres informations et l’écrit dans son compte Gmail. Personne n’a rien à coller, rien à installer.

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Comment la signature arrive dans Gmail

  1. Autorisation au niveau du domaine — Un super-administrateur accorde à Soniako la délégation au niveau du domaine depuis la console d’administration Google. C’est la seule intervention technique du projet.
  2. Synchronisation de l’annuaire — Utilisateurs, groupes et photos de profil sont importés. Les groupes deviennent des équipes, ce qui sert ensuite à cibler signatures et bannières.
  3. Composition de la signature — Vous montez le modèle avec l’éditeur par blocs. Les champs — nom, poste, téléphone, photo — se remplissent avec les données de chaque personne.
  4. Écriture dans chaque compte Gmail — Soniako écrit la signature dans les paramètres Gmail de chaque collaborateur. Elle apparaît au moment de rédiger, juste sous le message, comme une signature normale.

Les autorisations demandées, une par une

La délégation au niveau du domaine est une autorisation puissante : un service qui la demande doit dire exactement pour quoi faire. Voici la liste complète des périmètres que Soniako demande à Google.

Périmètres OAuth Google demandés par Soniako
PérimètreAccèsPourquoi
admin.directory.user.readonlyLecture seuleLire les utilisateurs et leurs coordonnées pour remplir les signatures
admin.directory.group.readonlyLecture seuleLire les groupes, qui deviennent des équipes
admin.directory.group.member.readonlyLecture seuleSavoir qui appartient à quel groupe
gmail.settings.basicParamètres GmailÉcrire la signature de chaque utilisateur
gmail.settings.sharingParamètres GmailÉcrire la signature sur les adresses « Envoyer en tant que »
userinfo.emailIdentitéConnaître l’adresse de l’administrateur qui connecte le domaine

Soniako ne demande aucun accès en lecture aux emails, aux pièces jointes ni à Google Drive.

Ce qui se passe quand quelque chose change

  • Un collaborateur change de poste : la fiche de l’annuaire change, la signature est recompilée et réécrite.
  • Le logo ou l’adresse change : vous modifiez le modèle une fois, toutes les signatures sont réécrites.
  • Quelqu’un retouche sa signature à la main : elle est remplacée à la prochaine écriture. C’est voulu — dites-le à vos équipes.
  • Une nouvelle personne arrive : elle apparaît à la synchronisation suivante et reçoit la signature de son équipe.

Une bannière par équipe, mesurée

Par-dessus la signature, vous programmez une bannière cliquable : un webinaire pour toute l’entreprise, une offre d’emploi pour l’équipe Sales, un lien de prise de rendez-vous pour le support. Chaque campagne a une date de début et de fin.

Chaque affichage et chaque clic sont comptés. Vous suivez les impressions, les clics et le taux de clic par campagne, jour par jour.

Savoir qui a vraiment la bonne signature

Pour chaque collaborateur, la console montre la signature attribuée, sa dernière compilation et si le déploiement est à jour ou en attente. Chaque synchronisation d’annuaire est tracée : ce qui a été créé, mis à jour ou ignoré, et pourquoi.

Synchronisation d’annuaire, suivi du déploiement et historique : plan Pro.

Questions fréquentes sur Google Workspace

Faut-il installer une extension Chrome ou un logiciel sur les postes ?

Non. La signature est écrite côté serveur dans les paramètres Gmail de chaque compte. Rien à installer, ni sur les postes ni dans le navigateur.

Qui doit intervenir pour connecter Google Workspace ?

Un super-administrateur, une fois, pour accorder la délégation au niveau du domaine. Ensuite, la gestion des signatures et des bannières se fait depuis la console Soniako, sans l’IT.

La signature apparaît-elle dans l’application mobile Gmail ?

L’application mobile Gmail gère sa propre signature, séparée de celle du web. Testez le comportement sur vos appareils avant le déploiement général.

Soniako peut-il lire nos emails ?

Non. Les seuls accès demandés sont l’annuaire en lecture seule et les paramètres Gmail (pour écrire la signature). Aucun périmètre ne donne accès au contenu des messages.

Et si une partie de l’entreprise est sous Microsoft 365 ?

Les deux environnements sont gérés depuis la même console : le même modèle de signature, déployé dans Gmail d’un côté et par l’add-in Outlook de l’autre.

Pour aller plus loin

Ouvrez la console. Vous verrez plus vite qu’en lisant.

Une console de démonstration déjà remplie : éditeur, campagne, statistiques. Ou laissez votre email professionnel et on vous accompagne sur le premier déploiement.

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