Para BPO y centros de contacto
Cuando cientos o miles de personas escriben en nombre de tus clientes y de tu marca, las firmas hechas a mano dejan de escalar. Soniako es un software de gestión de firmas de email que se sincroniza con Microsoft 365 o Google Workspace y mantiene la firma de cada empleado coherente, actualizada y asignada al equipo correcto.
Consola de demostración ya rellenada · Alojada en la UE · Sin tarjeta
Un centro de contacto es el lugar más difícil para mantener firmas coherentes: mucha gente, muchos programas y una plantilla que nunca se queda quieta.
Nadie puede abrir cada buzón para revisar una firma. Con la configuración manual, la única forma de saber qué envía un jefe de equipo o un analista de back office es esperar a que un cliente te reenvíe un email.
Una rotación alta y una contratación por cohortes significan un flujo continuo de personas que entran, cambian de programa o se van. Cada una es una firma que crear, cambiar o retirar.
El soporte de un cliente, el back office de otro, el equipo de selección y los responsables de cuenta necesitan datos distintos, y a veces un aspecto distinto.
Un jefe de equipo asciende, un programa se traslada a otra sede, una cola recibe una nueva línea directa. Los datos antiguos siguen saliendo durante meses porque nadie es responsable de actualizarlos.
Primero van la configuración del puesto, los accesos y la formación. La firma es lo último de la lista, así que los nuevos empleados envían sus primeros emails a clientes con la firma por defecto o con la copia de un compañero.
En la externalización, la confianza es el producto. La firma es el único elemento de marca que acompaña a cada interacción escrita.
Tus clientes te confían a sus propios clientes. Cuando un mensaje llega a uno de ellos desde un agente de tu empresa, la firma le dice con quién habla, qué organización respalda la respuesta y cómo volver a contactar con la misma persona.
Además, es un canal que ya es tuyo. Cada email que envían tus equipos lo leen clientes, candidatos y socios. Un banner programado puede llevar una convocatoria de empleo, una nueva línea de servicio o un enlace para reservar una reunión con tu equipo comercial, sin comprar medios.
Una firma completa y coherente indica al cliente de tu cliente que el email procede de un equipo real y responsable.
Nombre, cargo, equipo y un medio de contacto en el mismo lugar y con el mismo formato, sea quien sea quien envíe el email.
En un BPO se contrata de forma permanente. Un banner puede dar a conocer las vacantes a todos los candidatos y socios a quienes tus equipos ya escriben.
La misma estructura para cada agente, jefe de equipo y director, de modo que la marca se vea como una sola empresa en todas las sedes.
Una sola consola para toda la organización. El directorio hace el trabajo repetitivo, así que nadie vuelve a teclear los datos de cada persona.
Conecta Microsoft 365 o Google Workspace una sola vez. Usuarios, grupos y fotos de perfil se sincronizan solos, y cada sincronización queda registrada: qué se creó, actualizó u omitió, y por qué.
Crea tu firma en el editor por bloques a partir de una de las seis plantillas, aplica tu marca y organiza a las personas en equipos para que cada programa o departamento tenga la versión que le corresponde.
El nombre, el cargo, el equipo y los datos de contacto salen de la ficha de cada persona, así que un ascenso o un cambio de equipo es una actualización del directorio, no una reescritura de la firma.
Programa un banner clicable por fechas y segméntalo por equipo o por persona (Pro): una convocatoria para el equipo de selección, un anuncio de servicio para los responsables de cuenta.
De cada persona ves la firma asignada, cuándo se compiló por última vez y si el despliegue está al día o pendiente, en lugar de enterarte por un cliente.
Impresiones, clics y tasa de clics por campaña, con historial día a día, para que un banner de selección se juzgue por sus cifras como cualquier otro canal.
Soniako funciona con Microsoft 365 y Google Workspace. A partir de 200 personas, consulta el plan Enterprise en la página de precios o lee nuestra guía de software de gestión de firmas de email.
La sincronización del directorio, los equipos, la segmentación, las estadísticas y el seguimiento del despliegue forman parte de los planes Pro y Enterprise.
Cuatro situaciones que oímos con más frecuencia en los equipos de operaciones, TI y RR. HH. del sector de la externalización.
Sustituye la configuración buzón por buzón por una única fuente de verdad. Editas la plantilla, Soniako la recompila para cada persona asignada y la vuelve a desplegar.
En la práctica
Un cliente te pide actualizar los datos del pie en todos los emails de gestión de cuentas: lo cambias una vez en lugar de escribir a cada jefe de equipo.
Las nuevas personas llegan mediante la sincronización del directorio de la que ya dependes. El seguimiento del despliegue muestra si cada nueva incorporación tiene la firma correcta o sigue pendiente, para que nadie siga enviando la firma por defecto.
En la práctica
Tras una oleada de contratación, el responsable de operaciones abre la vista de despliegue y ve qué nuevos empleados siguen pendientes.
Da a cada equipo su firma, con elementos de marca compartidos y datos tomados del directorio. Los programas siguen siendo reconocibles y la empresa sigue viéndose como una sola organización.
En la práctica
El equipo de selección, el back office y los responsables de cuenta envían cada uno una firma construida con los mismos bloques de marca.
Usa la firma como espacio de banner: vacantes, una nueva línea de servicio, un enlace de satisfacción del cliente o de reserva de reuniones para tu equipo comercial, programado por fechas y medido por clics.
En la práctica
Un banner «Estamos contratando» se muestra durante tres semanas en los equipos de selección y operaciones y luego se sustituye por un anuncio de servicio.
Un administrador interviene una vez al principio. Después, las firmas siguen al directorio.
Parte de una plantilla en el editor por bloques, aplica tu logotipo, colores y tipografías y elige los campos que vienen del directorio.
Usuarios, grupos y fotos de perfil se sincronizan solos. Nadie tiene que introducir dos veces los datos de los empleados.
Organiza a las personas en equipos (un programa, una sede, un departamento) y da a cada uno su firma y, cuando haga falta, su banner.
En Gmail, Soniako escribe la firma en cada buzón. En Outlook, el complemento de Soniako se despliega una vez desde el centro de administración. El seguimiento del despliegue muestra quién está al día.
Un escenario ilustrativo: un BPO gestiona varios programas de clientes desde varias sedes, en Microsoft 365, con un equipo de selección que contrata sin parar.
Antes de Soniako
Con Soniako
Escenario ilustrativo, no es un caso de cliente ni una estadística. Una empresa de este tamaño entra en el plan Enterprise.
Cuatro capacidades que cargan con el peso a gran escala.
Usuarios, grupos y fotos de perfil salen del directorio que ya mantienes, con un historial de sincronización legible.
Consulta la firma asignada a cada persona, cuándo se compiló por última vez y si está al día o pendiente.
Organiza a las personas en equipos y segmenta los banners por equipo o por persona, para que cada programa diga lo que corresponde.
Lanza banners de selección o de servicio entre dos fechas y consulta impresiones, clics y tasa de clics.
Abre la consola de demostración y mira cómo se crea, se asigna y se supervisa una firma, o solicita una demo y repasaremos tu propia configuración.
Gratis hasta 5 personas. Sin tarjeta.
Es el control centralizado de la firma de email de cada empleado desde una sola consola, en lugar de que cada persona cree la suya. Para un BPO significa firmas asignadas por equipo o programa, rellenadas desde el directorio y mantenidas al día a medida que las personas entran, cambian de puesto y se van.
Conectando el directorio de correo. Soniako sincroniza usuarios, grupos y fotos de perfil desde Microsoft 365 o Google Workspace, construye cada firma a partir de la ficha de la persona y la recompila cuando editas la plantilla. Nadie vuelve a teclear datos buzón por buzón.
Solo las personas que envían emails al exterior. Tú decides qué equipos reciben firma: responsables de cuenta, colas de soporte por email, reclutadores y jefes de equipo son casos típicos, mientras que los equipos solo de voz puede que no la necesiten.
Sí. Las personas se organizan en equipos y cada equipo puede tener su propia firma, con los mismos elementos de marca que el resto de la empresa. Los equipos y la segmentación por equipo forman parte del plan Pro.
El cargo, el equipo y los datos de contacto salen del directorio. Cuando cambia la ficha, la firma la sigue. El seguimiento del despliegue indica, persona por persona, si cada firma está al día o sigue pendiente.
Sí, con ambos. En Google Workspace, Soniako escribe la firma directamente en Gmail después de que un administrador la autorice una sola vez. En Microsoft 365, un complemento de Soniako se despliega una vez desde tu centro de administración y sirve la firma en Outlook.
Un plan gratuito cubre hasta 5 personas, el plan Pro se factura por persona hasta 200 personas y el plan Enterprise se presupuesta para organizaciones mayores, con acompañamiento en el despliegue y un DPA. Consulta la página de precios o solicita una demo para recibir un presupuesto.
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