Política de privacidad

1. Nuestro papel

Actuamos en dos calidades, y la diferencia determina a quién dirigir sus solicitudes:

• Responsable del tratamiento de los datos de los visitantes de este sitio, de las personas que nos contactan o solicitan una demostración y de los datos de acceso de los titulares de cuenta.
• Encargado del tratamiento de los datos de los empleados que nuestros clientes (las organizaciones) gestionan en el Servicio. En ese caso, la organización cliente es la responsable: decide qué datos se tratan y con qué fin. Actuamos únicamente según sus instrucciones, en el marco de nuestro contrato y, en su caso, de un acuerdo de tratamiento de datos.

Si es empleado de una organización cliente, dirija primero su solicitud a su empleador. Le ayudaremos a responderla.

2. Datos que recopilamos

• Formularios del sitio: email profesional y, según el formulario, nombre, apellidos, teléfono, empresa, cargo, tamaño de la empresa, número de licencias y su mensaje, así como el idioma y la página de origen de la solicitud.
• Perfil de los empleados: nombre, nombre visible, email profesional, cargo, departamento, equipo, teléfonos, foto, sitio web y enlaces a redes sociales — los datos que componen una firma de email.
• Cuenta: rol, estado, fecha del último acceso y contraseña, almacenada únicamente en forma cifrada (hash).
• Sincronización del directorio: cuando su organización conecta Google Workspace o Microsoft 365, los identificadores técnicos necesarios para vincular las cuentas y la fecha de la última sincronización.
• Medición de campañas: el número de impresiones de los banners y de clics en los enlaces incluidos en las firmas.
• Datos técnicos: registros del servidor (dirección IP, navegador, fecha y hora de las solicitudes) utilizados para la seguridad y el diagnóstico.

No recopilamos categorías especiales de datos en el sentido del artículo 9 del RGPD ni almacenamos datos de tarjetas de pago.

3. Origen de los datos

• directamente de usted, cuando rellena un formulario o utiliza el Servicio;
• del administrador de su organización, que crea o modifica su perfil;
• del directorio de su organización (Google Workspace o Microsoft 365), cuando esta activa la sincronización.

No compramos datos personales ni los enriquecemos con fuentes externas.

4. Finalidades y bases jurídicas

• Prestar el Servicio — crear, actualizar y desplegar las firmas de email: ejecución del contrato con la organización cliente.
• Gestionar las cuentas y proteger el acceso: ejecución del contrato e interés legítimo en proteger el Servicio.
• Responder a sus solicitudes de contacto, presupuesto o demostración: medidas precontractuales adoptadas a petición suya.
• Medir las campañas de una organización cliente: por cuenta de esta y según sus instrucciones.
• Mejorar este sitio con estadísticas de visitas agregadas y sin cookies: interés legítimo.
• Cumplir nuestras obligaciones legales y defender nuestros derechos: obligación legal e interés legítimo.

5. Firmas accesibles mediante enlace

Una firma de email está pensada para que la vean los destinatarios de sus mensajes. Para que un cliente de correo pueda mostrarla sin iniciar sesión, algunos elementos — la firma generada, la tarjeta de contacto (vCard) y la foto — se sirven mediante enlaces que contienen un identificador aleatorio, imposible de adivinar o enumerar.

Cualquier persona que disponga de uno de estos enlaces puede ver los datos de contacto profesionales que contiene: así funciona una firma. Cuando se elimina a un empleado, estos enlaces dejan de funcionar.

6. Destinatarios de los datos

Sus datos solo son accesibles para las personas que los necesitan, y se comparten con:

• nuestros proveedores técnicos (alojamiento, base de datos, almacenamiento de imágenes, envío de emails, colas de procesamiento, analítica web), que actúan según nuestras instrucciones y están sujetos a confidencialidad;
• Google y Microsoft, cuando su organización conecta su directorio o despliega sus firmas a través de sus servicios — en ese caso se aplican sus propias condiciones;
• las autoridades competentes, cuando la ley lo exija;
• un posible sucesor, en caso de fusión, adquisición o cesión del negocio, con las mismas garantías.

No vendemos ni alquilamos datos personales.

7. Transferencias fuera de la Unión Europea

Algunos de nuestros proveedores pueden tratar datos fuera del Espacio Económico Europeo. En ese caso, la transferencia se ampara en garantías adecuadas, como las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea o una decisión de adecuación.

8. Plazo de conservación

• Datos de los empleados: mientras dure el contrato con la organización cliente; después se eliminan según sus instrucciones o al finalizar el contrato.
• Eliminación de un empleado: se borran sus datos identificativos, se eliminan su firma generada y sus fotos, y sus enlaces públicos dejan de funcionar.
• Solicitudes de contacto y de demostración: como máximo tres años después de nuestro último intercambio.
• Registros técnicos: durante un periodo limitado, proporcional a las necesidades de seguridad.

Algunos datos pueden conservarse más tiempo cuando la ley lo exija.

9. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas: conexiones cifradas (HTTPS), contraseñas con hash, sesiones de duración limitada, separación de los datos de cada organización y acceso restringido a las personas autorizadas.

Ningún sistema es infalible. Si una violación de datos pudiera afectarle, se lo comunicaremos, así como a las autoridades competentes cuando la ley lo exija.

10. Sus derechos

De acuerdo con el RGPD y la legislación aplicable, tiene derecho de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad y oposición. Cuando el tratamiento se base en su consentimiento, puede retirarlo en cualquier momento.

Para ejercer estos derechos, escríbanos a contact@soniako.com. Respondemos en el plazo de un mes y podemos pedirle que acredite su identidad.

También puede presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos de su país — en España, la AEPD.

11. Cookies y almacenamiento local

Este sitio no utiliza cookies publicitarias ni rastreadores de terceros. La analítica web, cuando está activada, se basa en una herramienta que funciona sin cookies y no recopila nada que permita identificarle.

La aplicación solo utiliza el almacenamiento estrictamente necesario: un token de sesión para mantener la sesión iniciada y su preferencia de idioma. Estos elementos no requieren consentimiento previo.

12. Menores

El Servicio está dirigido a organizaciones y a sus empleados. No está destinado a menores de 16 años, cuyos datos no recopilamos de forma consciente.

13. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar la evolución del Servicio o de la normativa. La fecha de la última actualización figura al principio de la página. En caso de cambios importantes, lo comunicaremos a los titulares de cuenta por email o en el Servicio.

14. Contacto

Para cualquier pregunta sobre esta política o sobre sus datos, escríbanos a contact@soniako.com.